Por Marita Huamán, CEO de Ciclus Group
El día a día usualmente no nos permite ver el horizonte de oportunidades comerciales que se nos pueden presentar. La inmensa cantidad de información que generan las operaciones día a día puede parecer un laberinto. Sin embargo, Marita Huamán, CEO de Ciclus Group, habla sobre la Inteligencia de Negocios (BI), una herramienta para el aprovechamiento de la información de cara a la toma de decisiones en todas las áreas que engloba a un negocio como son ventas, marketing, operaciones, finanzas, proveedores, etc.
1. Conforme un equipo de trabajo
Lo primero y esencial es designar un líder de proyecto que conozca los procesos de la organización, con la la capacidad de relacionarse con todos los niveles de la empresa. Este líder también debe poder administrar y movilizar recursos en la organización.
Por ejemplo, cualidades que debe tener el líder son una asertividad, un liderazgo nato, una capacidad humana que les permita escuchar a los demás, orientado al cumplimiento de objetivos, con altos niveles de identificación, etc. También es necesario precisar la unidad organizacional con la que se va a iniciar –por lo general se inicia con las unidades comerciales. Si lo requiere puede también contratar a una empresa especializada que puede ser como un médico de cabacera y que le de ciertas luces sobre brechas y/o oportunidades para la empresa.
2. Registrar y almacenar la información
Normalmente, todo aquello que se tiene en facturas, cuadernos de cargos, llamadas telefónicas, horas de ingreso de documentos inventarios, etc., es decir, los datos de la empresa no están registrados. Lo ideal sería registrarlos en algún medio electrónico, que puede ser desde los más sencillos, como Microsoft Excel, hasta los más especializados.
Es necesario conocer, entender y tener controlados los procesos de la unidad elegida; identificar los datos y registrarlos adecuadamente en un sistema de información de soporte; identificar la información necesaria (p. ej. listas de clientes o tendencias de compra) para direccionar adecuadamente la estrategia.
3. Business y data discovery
Una vez se tenga clara la información requerida, se debe realizar un análisis de todo lo que demande esta información: responsables, objetivos, reglas de negocio, entre otras. A este proceso se le llama ‘business discovery’. Una vez detallado esto, debe procederse a buscar los datos en los sistemas de información que dan soporte a las transacciones de la empresa. Este paso debe ser bien documentado ya que constituirá una ficha necesaria para pasos futuros.
4. Desarrollo informático
Ahora dará inicio a la fase de desarrollo informático, en la que se recomienda contar con asesoría especializada por la necesidad de configurar un modelo de datos que grafique el modelo de negocio. Un modelo de datos se constituye por tablas, donde se efectúan los cálculos y que representan los criterios de análisis (tiempo, vendedores, zonas, áreas organizacionales, etc.). Esta tabla será la base para poder organizar los datos. Finalmente, según lo requerido en el paso 3, se desarrollan las capas de visualización.
5. Implementar el sistema de inteligencia de negocios
Es importante preparar un plan de pruebas de datos y funcionales que validen informes, métricas y todo lo que los ejecutivos requieran, para lo cual la metodología recogida en el paso 3 es básica. Como esta información es vital para la empresa, debe de estar en un lugar seguro, conocido como ‘Datawarehouse’, cuyo manejo implica una capacitación para que esta herramienta sea aprovechada al máximo. Todos los informes y pruebas que se trabajen a través del BI servirán para poder tomar decisiones acertadas y en el momento indicado.
