Para los bancos adaptarse a las nuevas tecnologías y formas de consumo no solo se limita a tener una página web o a promocionar una App de servicios financieros. El avance tecnológico permite que los sectores económicos evolucionen y se ajusten, cada vez más, a las nuevas tendencias para brindarle una experiencia más eficiente a sus colaboradores y clientes.
Frente a esta realidad, Bradesco y Xerox comenzaron un viaje para evaluar cómo mejorar el proceso de recepción y pago de facturas por medio de un proyecto en el que participaron los departamentos de sistemas y cuentas por pagar del banco.
“Uno de los mayores desafíos fue crear una plataforma que integrara todos los procesos, reglas y funcionalidades, de acuerdo con el sistema tributario brasileño y las necesidades de Bradesco”, explica Ricardo Karbage, Director General de Xerox Brasil. “En el formato anterior, 60 departamentos recibieron, analizaron y validaron documentos, los cuales tardaron hasta 10 días en ser recibidos por el área de cuentas por pagar, para iniciar la liquidación fiscal, retención de impuestos y flujo de pago desde el documento físico. Ahora, con el proceso electrónico, todos los movimientos son digitales, eliminando la transferencia entre áreas y el riesgo de pérdida de documentos”.
En total, el ciclo se realizaba en un promedio de 20 días, con altos costos de procesamiento y almacenamiento, gran trabajo operativo y mayor exposición a riesgos, además del importante consumo de papel – si se apilaran, las facturas físicas de un año equivaldrían a una torre de 48 metros o 16 pisos. Actualmente, todo este proceso de validación de documentos en bases públicas, verificación de impuestos y puesta a disposición para el pago se realiza en tan solo un día.
Ampliando oportunidades
Xerox y Bradesco identificaron importantes mejoras con la implementación de un proceso digital, que en la primera fase absorbió más de 240 mil pagos / año.
Con la implementación de la segunda fase se procesarán automáticamente 420 mil pagos por año, apalancando los beneficios ya verificados:
- Agilidad en la cadena de pago
- Integración con el transportador de compras (aprobación, gestión y seguimiento)
- Reducción del consumo de papel: 420.000 documentos al año, sin contar los archivos adjuntos, que pueden duplicar esta cantidad
- Validación automática de documentos con Agencias Reguladoras
- Asertividad y seguridad en el análisis fiscal
- Menor incidencia de multas por pagos atrasados
- Menor exposición a riesgos operativos
- Mayor seguridad de la información
“Con los servicios de captura y contenido de Xerox, tenemos una plataforma verdaderamente digital, sin la necesidad de imprimir o usar papel. Con el proyecto de factura electrónica logramos mayor digitalización, optimización de procesos, integración del sistema de pago, mejor desempeño y reducción de costos”, agrega Ronaldo Lira, Gerente de Cuentas por Pagar de Bradesco. “Debido a la naturaleza sensible de la información y la urgente necesidad de acelerar estos procesos, Xerox demostró ser la mejor opción, ya que su amplio portafolio de trabajo incluye agencias gubernamentales, universidades y empresas relevantes para nuestro contexto”, concluyó Lira.