- La emisión de facturas electrónicas cada día es más sencilla, permite una automatización y optimización de los procesos administrativos y contables y además reduce costos dentro de una empresa.
Enterese.net.- La facturación electrónica sin duda, cada vez más ayuda de diversas maneras a las empresas. Si bien es cierto, muchas aún trabajan de manera convencional, utilizando grandes cantidades de papel y personal humano, existen ciertos factores que hacen que esta práctica sea la mejor opción para toda compañía.
Al respecto, Sonia Portugal, gerente general de Exact, señaló que: “la utilización de la factura electrónica es positiva para toda empresa ya que, con su uso, se puede generar un porcentaje de ahorro considerable, se puede tener una mejor conciliación de cuentas, un mejor aprovechamiento de tiempo, de flujo de dinero, entre otros aspectos que son importante para la transformación y futura mejora de la compañía”.
Entre los principales hitos respecto a la importancia de la facturación electrónica, se puede destacar la reducción de costos dentro de una empresa: con la eliminación de la clasificación, el registro y el ingreso manual de datos de las facturas en papel, un proceso de facturación electrónica puede generar ahorros del 60% al 80%, con un período de amortización de entre seis y dieciocho meses.
Aunque gran parte de los negocios están familiarizados con la facturación electrónica, en su mayoría aún dependen de formas tradicionales de facturación. Sin embargo, esto está empezando a cambiar en todo el mundo. Según diversos estudios, países como México y en Sudamérica en general están tomando la delantera en este rubro. Estos países han adoptado un nuevo proceso y regulaciones de manera más avanzada que en gran parte de las naciones occidentales.
En América Latina, Brasil se ha convertido en líder de la adopción de facturación electrónica. Mientras que México, Ecuador y Perú, además de otros, están trabajando de manera activa en mejorar esta adopción en sus economías, ya que la facturación electrónica es una estrategia importante para las empresas.
Respecto a la conciliación de cuentas, normalmente se pide a los proveedores que concilien los pagos que reciben de los clientes con las facturas originales que presentaron. Con frecuencia, los clientes consolidarán una serie de facturas para permitir una única transferencia bancaria y, por lo general, los proveedores deberán llamar al departamento de AP del comprador para comprender los detalles de los fondos recibidos.
Con la facturación electrónica, los clientes pueden enviar una notificación de envíos de pagos electrónicos con el pago, proporcionando una contabilidad detallada de las facturas pagadas, así como los débitos, créditos y ajustes realizados. Además, esto ayuda en situaciones donde los clientes reclaman deducciones contra una factura debido a problemas de envío como artículos dañados o faltantes.
Por otra parte, para la micro y pequeña empresa, el uso de la facturación electrónica beneficiaría en la reducción de costos en el personal en los departamentos de facturación, en el ahorro y mejor aprovechamiento de tiempo, el incremento del flujo de dinero, la mayor seguridad y menores riesgos de fraude.