Con más de 1300 empleados y ocho sucursales en el Perú
- El uso del chat dentro y fuera de la empresa, el compartir documentos a través de Docs y la utilización de Sites para evaluar proyectos, son sólo algunos ejemplos de esta nueva forma de trabajar utilizada por la compañía proveedora de maquinarias.
Lima, Perú.- Reducir los tiempos de respuesta, contar con la disponibilidad completa de la información desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y evitar los múltiples problemas surgidos por tener que descargar correos en zonas con poca cobertura, fueron algunas de las principales razones que llevaron a Komatsu Perú a trasladar toda su plataforma de información a Google Apps for Business implementada por Soluciones Orión.
La compañía con casa matriz en Japón, es subsidiaria Mitsui & Co y Komatsu Chile. Con 1,350 empleados y ocho sucursales en todo el Perú, la empresa es proveedora de maquinarias, motores, repuestos y servicio técnico de las marcas Komatsu y Cummins, entre otras.
Antes de trasladar su plataforma a la nube, Komatsu contaba con un servidor de correo llamado Kerio MailServer licenciado, que corría en Linux CentOS con un cliente Outlook. El primer inconveniente surgió por el espacio limitado en las casillas, lo que obligaba a descargar todos los correos.
Según Javier Quevedo, Gerente de Sistemas de la compañía, fue esta demora en la descarga una de las dificultades más importantes que afectaba a Komatsu. Incluso, dice, podía demorar hasta dos horas, sobre todo cuando se encontraban fuera de la oficina. Asimismo, los tiempos de respuesta eran muy lentos, ya que se producían cuellos de botella en la línea de datos, lo que llevaba a detener el servicio e identificar los archivos que estaban causando el problema, para luego eliminarlos. Esto muchas veces impedía tener un respaldo de toda la información contenida en las cuentas de correo, cuenta Quevedo.
La solución
Al conocer la suite de Google Apps for Business y a Soluciones Orión como Partner de Google Enterprise, Komatsu probó un par de semanas un plan piloto que incluyó 30 usuarios líderes de diferentes áreas, todo el personal de TI y el Gerente General, tomando finalmente la decisión de migrar a la nube.
La experiencia desde marzo del 2010 hasta ahora ha traído muchas ventajas para Komatsu. Para Quevedo los nuevos usuarios hoy valoran mucho la migración: “Podría decir que luego de dos años, sería muy difícil trabajar sin las herramientas implementadas”, dice. “Se obtuvieron beneficios directos como la reducción de los tiempos requeridos para dar mantenimiento a la solución, además de ahorros en inversión por no tener que invertir en nuevos servidores”, cuenta.
Colaboración y seguimiento de proyectos
Además de estas ventajas directas, Komatsu ha mejorado su comunicación y colaboración. El chat se ha transformado en una herramienta muy poderosa y hoy es un gran complemento del mail para la relación con su ecosistema: “Ahora que más empresas tienen Google Apps, nos podemos conectar vía chat con clientes y proveedores”, dice el Gerente de Sistemas de Komatsu. “Primero con el uso de Google Docs, y ahora con Google Drive, hemos logrado que al compartir la información se eviten los problemas que existían antes, donde todos tenían una versión diferente“, dice.
Otra herramienta que Komatsu ha aprovechado son los Sites, con los que el área de TI ha elaborado páginas de capacitación e información para seguimiento de proyectos. También han utilizado formularios para la implementación de encuestas de satisfacción del cliente interno.
Para Javier Quevedo, Google Apps for Business ha logrado un cambio significativo en la empresa: “El adquirir este tipo de soluciones no sólo significó una gran mejora en los servicios de comunicación y colaboración a las áreas de negocio, sino que simplificó en gran medida las labores administrativas del servicio de correo electrónico dentro del área de TI, pudiendo optimizar el recurso humano en labores que aporten más valor a la empresa”.
Para el Gerente de Sistemas, Soluciones Orión ha sido fundamental en todo este cambio: “No sólo por la amplia experiencia y por la metodología en la implementación, si no que también por la calidad del servicio demostrada durante el desarrollo del proyecto y durante estos dos años de relaciones comerciales con nosotros”, cuenta.
Luego de casi dos años, Pablo Massis, Country Manager de Soluciones Orión Perú, hace un balance positivo de esta implementación. “El cambio en la forma de trabajar que se generó en Komatsu gracias a las herramientas de Google Apps for Business fue muy positivo, ya que, además de solucionar el problema con los correos electrónicos, permitió aumentar la colaboración y la comunicación entre sus trabajadores, optimizando sus tiempos y recursos”, concluye.